Zoho WorkDrive用课程：企业云盘文件共享与团队协作方法

Zoho WorkDrivev3.0.20 团队协作云盘种类：商务办公大小：243.2M语言：中文 评分：10.0标签：立即下载

前阵子公司换了云盘，从某老牌网盘迁到了Zoho WorkDrive，我负责给二十多个同事做迁移和培训，前前后后折腾了快两周，踩了不少坑，也摸出了一套比较顺手的使用方法。说实话最开始我是拒绝的，毕竟新东西总要重新学，但用顺手之后发现，它在做文件共享和团队协作这块确实比一般网盘清爽得多，权限细分、版本管理、在线预览这类功能都整理得很好。今天这篇Zoho WorkDrive用课程，就把我这半个月探索出来的东西整理一下，从注册建库到团队共享再到协作编辑，一步步讲了解，期望能帮到刚上手的朋友。

Zoho WorkDrive v3.0.20 团队协作云盘 评分:10.0类别： 商务办公 大小：243.2M 语言： 中文
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1、注册登录和建库，别一上来就乱建文件夹

Zoho WorkDrive是Zoho全家桶里的一员，注册非常简单，官方网站进来用邮箱就能开通，假如公司已经有Zoho账号，直接管理员后台分配权限就好。这里有个坑我要重点说：首次登录进来，别急着一股脑把当地文件夹全拖上去。我就犯过这个错误，直接搬了七八个G的文件，结果结构乱得没法看，后来又花了两天重新整理。

正确姿势是先规划好顶层结构。它默认分了几个区，核心的是"团队文件夹"，建议按部门或项目来建，譬如市场部一个、研发部一个，或者干脆按项目走。Zoho WorkDrive支持设置文件夹管理员，这个权限要交给可靠的人，不然后面命名乱成一锅粥，大家都找不到文件。另外它的桌面同步推广客户端建议装上，Windows和Mac都有，实时同步当地和云端，改完自动上传，省去手工传文件的麻烦。

2、Zoho WorkDrive文件共享：内部外部链接如何选

不少人用企业云盘最头疼的就是共享环节，Zoho WorkDrive这块做得比较细。内部共享直接点文件夹或文件右键，选共享，可以把某个成员加进去，权限分为查询、编辑、共享三种，别小看这三级，用好了能省不少交流本钱。譬如给顾客看的策略就设查询，团队成员自己写的文档设编辑，能防止误删误改。

外部共享走外部链接，这个要重点提醒：生成外部链接的时候可以设密码、设有效期，还能限制只能预览不可以下载。有次大家发标书给合作方，我就开了密码加七天有效期，他们看完链接自动失效，安全得多。假如公司信息安全需要高，记得在管理员后台把"其他人都能访问"这种选项关掉，强制所有外部链接需要登录或者设密码。另外还有个小窍门，共享的文件支持在线预览，PDF、Office文档、图片、视频都能直接在浏览器里看，他们没装软件也不怕。

3、团队协作编辑和版本管理，真的是救星

这部分是我最喜欢的。Zoho WorkDrive内置了在线文档编辑器Zoho Writer、表格Sheet和演示Show，团队成员可以在同一个文档里实时协作，哪个在改哪一行都能看见，还有评论和@功能。大家做月度报表的时候，三个人同时填一张表，再也不需要传来传去合并版本了。

版本管理必须要提。它默认自动保存历史版本，最多能回溯好几个月，误删的、改错的都能一键恢复。有一次新来的实习生不小心把共享盘里的价格表覆盖了，我点进版本历史两分钟就恢复到前一天的状况，不然真出了事说不清。还有收购站功能，删除的文件会在里面留一段时间，管理员能找回，这个对团队操作特别要紧。

4、手机端用和几个实用小窍门

手机上装个Zoho WorkDrive的App，出差在外翻文件、临时推荐个链接都很便捷。iOS和Android都支持，甚至还能把常用文件夹离线下来，高铁上没网也能看。扫描文档直接拍照存进云端这个功能也挺实用，开会拍的白板不需要回去再打字。

最后唠叨几句实用技巧：一是按期清理长期没人用的共享文件夹，不然越堆越乱；二是给要紧文件加珍藏或标星，找起来快；三是公司用的话，建议先开试用版让小团队跑一两周，再决定全员推广，如此阻力小不少。总的来讲，Zoho WorkDrive作为一款企业云盘，文件共享、权限管理和团队协作这几块做得都比较扎实，上手本钱也不算高。期望这篇Zoho WorkDrive课程能帮大伙少走弯路，假如你也在找团队文件协作的解决方法，真的可以试一试它。

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